Der eigene Messestand: Nach der Bestellung fängt die Arbeit erst an (II)

Sie haben sich entschieden, Ihr Unternehmen auf einer Messe mit einem Stand zu präsentieren und den Stand bereits gebucht? Dann sollten Sie jetzt mit den konkreten Vorbereitungen für Ihren Auftritt beginnen. Lesen Sie hier, worauf Sie achten müssen, damit Ihre Investition auch zu einem Erfolg führt.

So klein er auch sein mag, jeder Messestand sollte gut vorbereitet sein. Als PCO (Professional Congress Organizer) erlebe ich Messen und Fachausstellungen „von der anderen Seite“, nämlich aus der Sicht der Planerin und Veranstalterin: Ich sehe die Vorbereitungen, die Stände vor Ort und das (manchmal auch fehlende) Engagement der Standmitarbeiter und natürlich die Verbesserungspotenziale bei den Ausstellern. Gleichzeitig bin ich selber oft als Ausstellerin präsent und ich besuche Messen. Vor diesem breiten Erfahrungshintergrund gebe ich Ihnen folgende Empfehlungen für Ihre Vorbereitung:

 

 

1. Das sollte vor der Veranstaltung mit der Projektleitung des Veranstalters bzw. der Messegesellschaft geklärt werden

  • Wie ist der offizielle „Auftritt“ auf der Webseite und in den Druckunterlagen? Wird Ihr Firmenlogo und wenn ja in welcher Qualität benötigt?
  • Darf das Logo der Veranstaltung auf der eigenen Webseite für Hinweise oder Links verwendet werden?
  • Können weitere Angaben zum Unternehmen gemacht werden (Schlagworte, zusätzliche Texte)?
  • Gibt es weitere Werbemöglichkeiten (z.B. Anzeigetafeln, Insertionen)
  • Wann müssen die Namen der Standmitarbeiter  an die Veranstaltungsorganisation gemeldet werden?
  • Gibt es besondere Zutrittsregelungen zu z.B. Vortragssälen?
  • Gastronomie: darf man Getränke oder andere Lebensmittel mitbringen oder muss alles beim Pächter der Gastronomie bestellt werden? Achtung: das sind keine Kann- oder Vielleicht-Regeln. Bei Verstoß können hohe Kosten auf Sie zukommen. Häufig ist die Flasche Wasser für den eigenen Bedarf in Ordnung, auf keinen Fall jedoch  die Bewirtung der Kunden.
  • Wie ist die Parkplatzregelung – auch für Auf- und Abbau?
  • Welche Deadlines werden genannt. Sie sollten im Kalender mit einem Puffer vorher dick eingetragen werden. Und besser etwas zu früh als zu spät erledigen. Das gilt zwar immer und grundsätzlich ist jedoch im etwas hektischen Messebusiness umso wichtiger, weil nervenschonend.
  • Time Table insgesamt: Auf- und Abbauzeiten, ev. gesonderte Zeiten für Anlieferung durch Spediteure, Öffnungszeiten
  • Anlieferung und Abholung von Standmaterial durch Spediteure: Gibt es jemanden vor Ort, der die Lieferung entgegen nimmt? Das kann inzwischen aufgrund von Haftungsrisiken (Transportschäden) problematisch sein. Eventuell muss hier ein entsprechender Vertrag geschlossen werden.

Tipp: Bei der Lieferadresse unbedingt neben dem Namen der Veranstaltung auch Ihren Firmennamen und die Standnummer angeben. Nur wenn der Firmenname und die Standnummer auf der Lieferung mit angegeben sind, wird an den Stand geliefert. Vorausgesetzt es wurde „frei Haus“ angegeben.

 

Tipp: Die Unterlagen des Veranstalters bzw. die Service-Handbücher der Messegesellschaften beantworten die meisten Fragestellungen und geben die  Deadlines vor. Nehmen Sie sich immer ausreichend Zeit für diese Unterlagen.

 

2. Messestand und Werbung

  • Standsystem (RollUp, PopUp, Banner, Poster): Ist ein System schon vorhanden oder muss es  noch gestaltet und bestellt werden? Welches System passt zu der Firma und dem geplanten Auftritt bzw. auch evtl. zukünftigen Auftritten an anderen Standorten?
  • Wenn ein sog. Standpaket bestellt worden ist, ist trotzdem der Stand zu gestalten. Nur die Blende oben reicht nicht.
  • Oder soll der Auftritt nicht nur mit einem flexiblen, eigenen System gestaltet werden sondern soll ein Messebauer beauftragt werden? Dann gibt es viel Abstimmungsbedarf und das Zeitbudget dafür sollte groß genug sein.
  • Haben Sie an alle notwendigen Serviceleistungen gedacht (Tische, Stehtische, Stühle, Elektroanschuss)?

Da die Bestellung der Serviceleistungen meistens im Rahmen der Standbuchung vorgenommen wird, sind die Hinweise dazu im Teil 1 dieses Blogs „Der eigene Messestand“ (23.7.2016) zu finden.

  • Flyer und anderes Werbematerial: Müssen sie noch produziert werden? Oder sogar noch gestaltet werden?
  • Denken Sie an Ihre Visitenkarten. Müssen Sie noch nachdrucken (ev. auch die KollegInnen)?
  • Give Aways: Entscheidend ist der Etat, das Finden eines passenden Produktes und die Frage, ob es hinsichtlich von Compliance Vorschriften für die Zielgruppe vor Ort überhaupt angebracht bzw. erlaubt ist.
  • Persönliche Einladungen für (potenzielle) Kunden: wie gestalte und versende ich sie? Muss ich einen Etat für Eintrittskarten einplanen?

Tipp: Gute Partner suchen! Es lohnt sich bei GrafikerInnen, Herstellern z.B. von RollUps, Druckereien und Messebauern auf Qualität zu achten. „Billig“ kann Ihre Nerven strapazieren und letztlich Zeit kosten. Starten Sie mit der Auftragserteilung lieber zwei bis drei Monate vor Veranstaltungsbeginn, wenn es möglich ist. Dienstleister haben auch Betriebsurlaub und oder sind durch Großaufträge geblockt.

 

3. Personalplanung
 

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Stand immer besetzt ist. Das klappt, wenn mindestens zwei Personen zur Standbetreuung vor Ort sind. Dann bleibt auch noch Zeit für Gespräche mit anderen Ausstellern und den Besuch von Vorträgen.

Tipp: Alle KollegInnen, die mit am Stand sein werden, möglichst frühzeitig und umfassend informieren. Lieber eine Information zu viel als eine Information zu wenig. Denken Sie an das Worst Case Szenario: Sie erkranken und Ihr Team soll den Stand trotzdem betreuen.

Es gibt spezielle Seminare, um Mitarbeiter zu trainieren. Motivation und Spaß trumpfen häufig gegenüber antrainierten Floskeln und Verhaltensweisen.

Tipp: Vor Buchung eines sogenannten Messetrainings unbedingt Referenzen einholen. Am Besten persönliche Feedbacks von ehemaligen TeilnehmerInnen.

 

4. Nice to have

  • Tischdecke: Farblich passend zum Logo bzw. RollUp ist perfekt. Manchmal kann man weiße Tischdecken beim Caterer ausleihen.
  • Teppichboden: Bei den üblichen Stein- oder Betonböden auf Messegeländen ist Teppich entweder vorgegeben und im Standpreis enthalten oder auf jeden Fall optisch sinnvoll. Im Serviceangebot der jeweiligen Messegesellschaft ist das normalerweise aufgelistet. In Hotels oder Kongresszentren liegt häufig Teppichboden. Teppich auf Teppich ist relativ schwer zu verlegen. Das sollte man durch einen guten Messebauer erledigen lassen.
  • Dekoration (z.B. Blumen oder ein Gesteck)
  • Zusätzliches Equipment wie z.B. Prospektständer
  • Glasreiniger oder Ähnliches für den Notfall; Etwas das ich selber übrigens grundsätzlich vergesse.

 

5. Wenn die Standbestätigung eingetroffen ist
 

Wenn Sie die verbindlichen Unterlagen des Veranstalters zu Ihrer Buchung erhalten haben, sollten Sie folgende Punkte für Ihre weitere Vorbereitung checken:

  • Sind die Rechnungspositionen korrekt (Anzahl qm, berechnete Serviceleistungen)?
  • Welche Standnummer habe ich?
  • Wo liegt der Stand?
  • Ist es ein Reihen-, Eck- oder Kopfstand? (Siehe Teil 1 dieses Blogs vom 23.7.2016)
  • Gibt es Besonderheiten (Bauhöhe, Säulen)?
  • Wer sind die Standnachbarn? Sind es Firmen, die vielleicht thematisch passen? Kann man eine interessante Kooperation anbieten?
  • Wo stehen Firmen, die mich selber interessieren und die ich kontaktieren will?
  • Wo stehen ev. Mitbewerber? Stehen Sie vielleicht direkt neben Ihnen?

Tipp: Wissen Sie wie Ihre Mitbewerber auftreten? Wollen Sie sich davon abheben? Wie können Sie das erreichen? Es gibt zusätzliche Werbemaßnahmen wie Insertionen oder Sponsoring? Vielleicht erreichen Sie auch mit einem geringen Budget (XING, Twitter, Facebook) zusätzliche Aufmerksamkeit.

Über eine gute Lage wird häufig diskutiert. Aus meiner Erfahrung heraus kann ich sagen, dass das der gleiche Standplatz für die eine Firma optimal ist und eine andere Firma ihn als unglücklich empfindet. Das Konzept der Veranstaltung kann die Laufwege der Teilnehmenden stark beeinflussen. Wenn man nicht sehr viel Erfahrung hat und sich intensiv mit dem Konzept der Veranstaltung beschäftigt hat, ist eine Beurteilung der Lage des Standplatzes sehr schwierig.  

Tipp: Machen Sie sich ein Bild von der Veranstaltung. Wenn Sie nicht im Vorjahr selber vor Ort sein konnten, helfen z.B. Pressefotos weiter. Oder die Fotos von anderen Unternehmen.

 

Tipp: Lassen Sie sich überraschen. Bringen Sie Flexibilität, Motivation und eine positive Einstellung mit. Ein Standleiter hat es mir gegenüber mal ganz treffend formuliert: "Frau Zietemann, mich können Sie überall hinstellen. Wo ich bin, ist Betrieb". 

 

6. Versicherung

Die Versicherung von eigenem Standmaterial ist immer Sache des Ausstellers. Dafür gibt es spezielle Versicherungspakete. Der Begriff dafür ist „Ausstellungsversicherung“. In erster Linie geht es um die Absicherung bei Diebstahl, Verlust oder Beschädigung. Dazu kann der Versicherungsschutz auch während des Transportes durchaus sinnvoll sein.

Manche Versicherungspakete beinhalten auch die Haftpflichtversicherung für Schäden Dritter (Personen- und Sachschäden). Diese Haftpflichtversicherung wird bei manchen Messegesellschaften mit angeboten.

Bei großen Ständen ist eine Unfall-Versicherung für alle Mitarbeiter durchaus zu überlegen.

 

Zum Schluss noch ein Ratschlag von Thomas A. Edison, den ich selbst auch beherzige: "Es ist besser, unvollkommen anzupacken als perfekt zu zögern."

 

Kurz vor der Veranstaltung: Fortsetzung folgt......

 

Über die Autorin:

Petra Zietemann ist Geschäftsführerin eines Unternehmens, dessen Fokus auf der Organisation von Kongressen liegt und den Events im Event wie Abendveranstaltungen und Rahmenprogramme. Als PCO (Professional Congress Organizer) bringt sie 30 Jahre Erfahrung in der Kongressorganisation und der Planung von Fachausstellungen mit.

Weitere Profile im Netz:

www.pzg-organisation.de

www.xing.com/profile/Petra_Zietemann

www.conventionbureau-karlsruhe.de/venues/pzg-organisation-zietemann-gmbh/

Petra Zietemann

PCO (Professional Congress Organizer), Kongressorganisation, Veranstaltungsleitung, Eventmanagement, Ausstellungsplanung

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