Der eigene Messestand: Wie Sie einen erfolgreichen Auftritt vorbereiten (I)

Die Frage, ob man sich mit einem Messestand präsentiert, haben sich wohl die meisten Unternehmerinnen oder die für das Marketing Zuständigen schon mal gestellt. Wenn das grundsätzlich bejaht wird, wenn eine Beteiligung in Ihren Marketing-Mix passt, kommen viele Detailentscheidungen auf Sie zu.

1. Marktanalyse

Stellen Sie sich im Vorfeld folgende Fragen: Welche Erwartungen haben Sie selbst an Ihren Messeauftritt? Wollen Sie den Bekanntheitsgrad Ihres Unternehmens steigern, Präsenz zeigen oder Abschlüsse erzielen? Wenn Sie Abschlüsse erzielen wollen, ist das bei einer Messe möglich. Eine sog. kongressbegleitende Fachausstellung, bei der es um Informationsvermittlung geht, ist dann in der Regel nicht das Richtige. Welche Messen bzw. Kongresse kennen Sie schon und kommen für Sie in Frage? Gibt es vielleicht noch andere potenziell interessante Veranstaltungen? Versuchen Sie möglichst viele Eckdaten herauszufinden: z.B. Preise, Besucherstruktur, Entwicklung der Veranstaltung über die letzten Jahre, Zufriedenheit der Aussteller und Besucher. Welche Zielgruppen möchten Sie erreichen und entspricht die Besucherstruktur der in Frage kommenden Veranstaltung Ihren Zielwerten? Gibt es Alternativen oder Ergänzungen zu einem Messestand wie z.B. eine aktive Beteiligung am Programm?

Tipp: Machen Sie sich ein Bild von der in Frage kommenden Messe oder Fachausstellung. Vielleicht gibt es Pressefotos oder Fotos, die von anderen Besuchern oder Ausstellern gepostet wurden. Prüfen Sie die Ausstellerliste des vergangenen Jahres und kontaktieren Sie Ihnen bekannte Firmen. Fragen Sie nach den Erfahrungen. Oder Sie besuchen die Veranstaltung selber erst einma und entscheiden danach für das nächste Jahr.

2. Unterlagen des Veranstalters

Fordern Sie für die in Frage kommende Veranstaltung die Anmeldeunterlagen (inkl. AGB´s) für einen Ausstellungsstand an. Bei Messen sind sie auch einfach über die Webseite abzurufen. Hier finden Sie alle notwendigen Informationen. Manchmal sind die Unterlagen des Veranstalters bzw. der Messegesellschaften dermaßen umfangreich, dass man schon davor zurückschrecken kann. Aber in der Regel sind sie gut gegliedert und damit leicht zu checken. Was man auch auf jeden Fall tun sollte.

3. Ansprechpartner

Wer sind die Ansprechpartner und wofür genau sind sie jeweils zuständig? Das sind mit die wichtigsten Informationen. Genau zu wissen, wann man wen für welche Fragen und Probleme ansprechen kann, erspart viel Zeit und Nerven.

4. Budget

Legen Sie Ihr Gesamtbudget fest und erstellen Sie eine Kalkulation. In erster Linie denkt man an die Kosten für die Fläche oder das Standpaket. Dazu kommen aber noch Kosten für z.B. ein eigenes Standsystem wie RollUp, Werbematerial, Insertionen, zusätzliches Standmaterial (Tische, Stühle, Vitrinen, Teppichboden), Elektroanschlüsse, sog. Service- oder Marketingpauschalen, Servicepersonal am Stand, Versandkosten, Versicherungen, Dekoration, Übernachtungen und Reisekosten. Vergessen Sie auch nicht die „Kleinigkeiten“: So können Parkgebühren je nach Standort bis zu € 20,-- und Fahrzeug durchaus relevant sein. Die Kosten für Gastronomie liegen deutlich über dem, was man üblicherweise gewohnt ist. Für eine Tasse Kaffee werden auf Messen bis zu € 3,80 verlangt.

Tipp: Lesen Sie die Unterlagen des Veranstalters und der Messegesellschaft genau. Wenn es ein sog. Serviceheft gibt, checken Sie, was Sie von den Angeboten vielleicht nutzen möchten.Visualisieren Sie sich den Stand und nehmen Sie pro "Bauteil" die möglichen Kosten in Ihr Budget auf. Aktualisieren Sie die Kalkulation im Verlauf der weiteren Planung des Standes immer wieder.

Übrigens: Wenn Sie ein kleines Unternehmen repräsentieren und es thematisch passt, können Sie auch an einen Gemeinschaftsstand mit einem Partnerunternehmen denken. Fragen Sie bei den für die Ausstellungsanmeldung zuständigen Ansprechpartnern nach den Möglichkeiten und Kosten.

5. Die Bestellung des Ausstellungsstandes

Bei Veranstaltungen, bei denen Sponsoring im Vordergrund steht, gibt es häufig Einheitsstände. Das kann auch der Fall sein, wenn es bestimmte Themengruppen gibt, die einheitlich präsentiert werden sollen. Ansonsten aber hat man die Qual der Wahl. Wie groß soll der Stand werden (Anzahl qm) und in welchen Abmessungen? Was soll präsentiert werden? Will man vielleicht auch in Ruhe Gespräche am Stand führen und braucht eine Sitzecke? Zu viel Fläche, die man nicht „bespielen“ kann, wirkt einfach nur leer. Überlegen Sie sich daher gut, wie viel Sie zeigen wollen und wie viel Fläche Sie wirklich benötigen. Gibt es sog. Standpakete (inkl. Standwände, Teppich, Tisch, Stühle, etc. ), bucht man nur die Fläche oder hat man die Wahl? In der Regel ist es immer möglich, nur eine Fläche anzumieten. Gibt es die Wahl für Reihen-, Eck-, Kopf- oder Blockstände (eine Seite, zwei, drei oder alle vier Seiten offen)? Kopf- oder Blockstände sind bei größeren Ständen ein wichtiges Gestaltungselement. Das sollten Sie aber zusammen mit einem guten Messebauunternehmen planen.

Tipp: Nicht jeder kann sich eine Fläche mit den Angaben Länge x Breite wirklich optisch vorstellen. Messen Sie sich im Büro die entsprechende Fläche aus und stellen sich einfach mal rein. Wenn auf der Fläche ein Schreibtisch steht, wissen Sie, wie das mit einem Tisch ungefähr aussieht und ob sie noch genügend Platz für andere geplante Aktivitäten oder eine Sitzecke oder zusätzliches Mobiliar wie eine Vitrine haben.

6. Serviceleistungen

Vergessen Sie nicht die Bestellung von Serviceleistungen sofern Sie nicht Bestandteil eines ev. von Ihnen gebuchten Standpaketes sind.
Elektroanschluss: Wenn keine Geräte am Stand mit Strom versorgt werden müssen, geht es nur um die Ausleuchtung des Standes. Hier sollte man mit den entsprechenden Ansprechpartnern die Lichtverhältnisse am Standort klären. Ist es eher dunkel oder grundsätzlich sehr hell? Es wird eine KW-Zahl abgefragt. Prüfen Sie Ihre Geräte und Lampen. Hier wird die Watt- bzw. KW-Zahl angegeben und errechnen Sie den Gesamtbedarf.

  • Tische und Stühle
  • Sonstiges Mobiliar (z.B. Stehtische, Vitrinen, Prospektständer) *
  • Teppichboden (Teppich auf Teppich ist nicht empfehlenswert. Es sein denn, Sie haben einen Messebauer, der das für Sie professionell erledigt)*
  • Personal*
  • Dekoration *
  • Gastronomie, wenn Sie am Stand bewirten wollen**


* Diese Serviceleistungen werden in der Regel auf einer Messe nicht aber in Kongresszentren angeboten.

** Gastronomie ist ein heikles Thema. Üblicherweise gibt es einen offiziellen Pächter / Caterer, bei dem eine Bewirtung am Stand bestellt werden muss. Das ist keine Kann-Regel.

7. Lage

Häufig können Wünsche geäußert werden (z.B. Nähe zu…., auf gar keinen Fall neben…, Eckstand,….). Grundsätzlich ist eine frühzeitige Anmeldung des Standes empfehlenswert. Der Termin ebenso wie ein eventuelles Sponsoring kann mit entscheidend bei der Standplatzvergabe sein.

8. Weitere Werbemöglichkeiten

Prüfen Sie die weiteren Werbemöglichkeiten wie z.B. Insertionen oder Sponsoring und klären Sie, wie hoch die Kosten dafür sind. Für die Entscheidung über die für Sie geeigneten Marketing-Instrumente und den Mix gibt es Marketingspezialisten. Für kleine Unternehmen vielleicht eine wertvolle Hilfe.

9. Time Table / Deadlines

Welche Deadlines werden genannt? Sie sollten im Kalender mit einem Puffer vorher dick eingetragen werden. Und erledigen Sie die jeweils nötigen Arbeitsschritte lieber etwas zu früh als zu spät. Das gilt zwar immer und grundsätzlich, ist jedoch im etwas hektischen Messebusiness umso wichtiger, weil nervenschonend. Wie ist der Time Table insgesamt? D.h. welche Zeiträume stehen für Auf- und Abbau zur Verfügung? Und wann kann man bereits Material durch Speditionen anliefern lassen bzw. bis wann muss es abgeholt sein?

Tipp: Sie punkten bei den Ansprechpartnern, wenn Sie rechtzeitig und ohne zusätzliche Aufforderungen die Deadlines einhalten. Gerade die Profis auf der anderen Seite registrieren so etwas durchaus.


Sie werden feststellen, letztlich ist das Alles kein Hexenwerk. Die AnsprechpartnerInnen werden Ihnen gerne weiterhelfen und bedenken Sie:

„Wer an einer Messe teilnimmt, der wird wahrgenommen und über den wird geredet. Wer dort nicht auftaucht, dem widerfährt viel Schlimmeres. Über ihn wird möglicherweise gar nicht mehr geredet.“ (Ludwig Erhard)


Die Vorbereitungen nach der Anmeldung? Fortsetzung folgt ….


Über die Autorin:

Petra Zietemann ist Geschäftsführerin eines Unternehmens, dessen Fokus auf der Organisation von Kongressen liegt und den Events im Event wie Abendveranstaltungen und Rahmenprogramme. Als PCO (Professional Congress Organizer) bringt sie 30 Jahre Erfahrung in der Kongressorganisation und der Planung von Fachausstellungen mit.

Weitere Profile im Netz:

www.pzg-organisation.de

www.xing.com/profile/Petra_Zietemann

www.conventionbureau-karlsruhe.de/venues/pzg-organisation-zietemann-gmbh/

Petra Zietemann

PCO (Professional Congress Organizer), Kongressorganisation, Veranstaltungsleitung, Eventmanagement, Ausstellungsplanung

Kommentare
    • Elisabeth Wiesner 2. Mai 2017 20:08

      Danke, Petra, letzte Woche habe ich beschlossen 2018 einen Messestand zu buchen. Da habe ich mich gleich erinnert, dass hier ein Beitrag seit einiger Zeit gepostet ist. Ich habe mich gleich drauf gestürzt und eine Checkliste gemacht. Vielen Dank, liebe Grüße!

      Antworten
      • Petra Zietemann 3. Mai 2017 11:49

        Elisabeth, das freut mich sehr. Petra

        Antworten
      • Petra Zietemann 3. Mai 2017 16:38

        Elisabeth, ich habe gerade den Teil II als Blog eingestellt. Ich denke, er wird in den nächsten Tagen veröffentlicht.

        Antworten
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